کلینیک مدیران آریا آموزش مدیران
نویسنده: مریم عنایتی بیدگلی
– رمز موفقیت هر کاری هدفمند بودن آن می باشد. قبل از اینکه تلفن را بردارید و شروع به شماره گیری نمایید ابتدا هدف خود را از تماس تعیین کنید و در نظر بگیرید می خواهید از این تماس چه نتیجه ای را دریافت کنید و سپس به این فکر کنید برای رسیدن به نتیجه ی مطلوب چه چیز و چگونه باید بگویید. همه ی ما می دانیم که در یک مکالمه ی رودررو میزان تاثیرگذاری ما از یک مکالمه ی تلفنی بیشتر است زیرا در یک مکالمه ی رودررو ما به غیر صدا از عوامل دیگری برای تاثیرگزاری روی مخاطب داریم اما در مکالمات تلفنی ما در تاثیرگذاری روی مخاطب ابزارهای محدودتری داریم.
چگونه یک مکالمه ی تلفنی بی نظیر داشته باشیم تا بتوانیم بیشترین تاثیر را روی مخاطب بگذاریم؟
اصول برقراری تماس
زمانی که قصد تماس گرفتن داریم:
اغلب عادت کرده ایم بدون فکر تلفن را برداشته و شروع به شماره گیری می نماییم. برای عملی کردن هر تصمیم ابتدا باید مقدمات آن را اجرا نمود:
- قبل از تماس فکر کنید، ابتدا هدف و نتیجه ی دلخواه شما چیست؟
- طرف گفتگو را شناسایی کنید و موثرترین لحنی که می توانید روی او اثربگذارید را تعیین کنید.
- حالت های روانی خود را کنترل کنید، اگر عصبانی هستید ابتدا بر خشم خود غلبه کنید، خوشحالی و هیجان خود را کنترل کنید. آیا می دانید صدایتان می تواند افکار درون نتان را آشکار کند؟
- هر آنچه که را که می خواهید بگویید، ابتدا در ذهن خود مرتب کنید پیشنهاد می کنیم روی کاغذ بنویسید و اگر از حافظه ی خوبی برخوردار هستید می توانید تنها سرتیترها را روی کاغذ بنویسید.
- زمان مناسب تماس در تهران از ساعت ۹ تا ۱۸ بعدازظهر و در شهرستان ها از ساعت ۹ تا ۱۲ و از ۱۶ تا ۱۸ بعدازظهر میباشد. لطفا زمان استراحت مخاطب خود را در نظر بگیرید.
- اگر به تماس شما پاسخی داده شد واقع بین باشید قطعا زمان هایی وجود دارد که شخص قادر به پاسخگویی نمی باشد پس قبل از ناراحت شدن و خط و نشان کشیدن به این فکر کنید که شاید برای شما هم پیش آمده که نتوانستید به تلفن خود پاسخ دهید. در این حالت پی در پی تماس نگیرید اجازه دهید چند دقیقه از زمان اول شما بگذرد و اگر مجدد تماس گرفتید و پاسخی دریافت نکردید دو ساعت بعد با پیامک درخواست خود را بیان کنید.
پس از انجام این مقدمات یک لبخند بزنید و تلفن را برداشته و شروع به شماره گیری نمایید. ابتدا خود را معرفی نموده و سپس با لحن مودبانه ای سوال کنید آیا زمان مناسبی تماس گرفته اید یا خیر؟ در صورتی که تماس شما بدموقع بود پوزش بخواهید و بپرسید در چه زمانی باید مجددا تماس بگیرید.خود را عادت دهید که در حین مکالمه یادداشت برداری کنید تا چیزی را فراموش نکنید. سعی کنید زود به مکالمه خود خاتمه دهید قطعا مخاطب شما به غیر از پاسخگویی به تلفن شما کارهای دیگری هم دارد که شاید مهم تر از تلفن شما باشد. اگر در حین مکالمه، تماس قطع شد تماس مجدد به عهده ی شخص تماس گیرنده است.
زمانی که با شما تماس می گیرند به نکات زیر توجه کنید:
اگر بدموقع با شما تماس گرفته شده است لطفا خونسرد باشید، احساسات خود را کنترل کنید و خیلی مودبانه از تماس گیرنده بخواهید در زمانی مناسب تر با شما تماس بگیرد.
هرگز پشت خطی خود را به مکالمه ی پیش رو ترجیح ندهید مگر اینکه منتظر تلفن مهمی باشید در این صورت از مخاطبتان عذر خواهی کنید و بگویید با شما تماس خواهم گرفت و به قولتان عمل کنید.
افرادی که در موقعیت های اجتماعی بالایی هستند هرگز از آهنگ های پیشواز استفاده نمی کنند.
در جلسات تلفن همراه خود را روی سکوت بگذارید و هنگامی که مکالمه ای رودررو دارید هرگز به تلفن خود پاسخ ندهید و یا با تلفن خود بازی نکنید این عمل شما توهین بزرگی به مخاطب محسوب می شود.
منبع: کلینیک مدیران آریا
